Admissão digital de funcionários: passo a passo e checklist

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A admissão digital é o processo de contratar um funcionário sem papel: o novo colaborador envia os documentos pelo celular, a ficha é preenchida a partir deles, o contrato é assinado eletronicamente e a contabilidade recebe tudo pronto para transmitir ao eSocial. O ponto que não pode falhar é o prazo: os dados mínimos da admissão (CPF, data de nascimento, data de admissão, cargo, salário e tipo de contrato, entre outros) precisam estar no eSocial até o dia anterior ao início das atividades, e o exame admissional deve ser feito antes de o empregado assumir a função.

Este guia mostra as etapas, os documentos, os prazos e um checklist para usar em toda contratação.

Aviso: este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil. A convenção coletiva da sua categoria pode exigir documentos ou procedimentos adicionais. Confirme sempre com a sua contabilidade.

As 5 etapas da admissão

Coleta de documentos e dados do novo colaborador.
Exame admissional (ASO) antes do início das atividades.
Contrato de trabalho e acordos assinados.
Registro no eSocial, que também faz as anotações na Carteira de Trabalho Digital.
Integração: acesso ao ponto, aos documentos e às regras da empresa.

Linha do tempo da admissão em 5 etapas: documentos, exame admissional, contrato, eSocial e primeiro dia

Etapa 1: documentos e dados do novo colaborador

Não existe uma lista única obrigatória para todas as empresas. O que a empresa precisa é dos dados para o registro do empregado e para a folha, mais os documentos exigidos pela função. Uma lista comum:

CPF e data de nascimento (com eles, a empresa acessa a Carteira de Trabalho Digital, veja abaixo);
documento de identidade com foto;
comprovante de residência;
escolaridade e certificados exigidos para a função (por exemplo, CNH para motorista);
dados de dependentes, se houver (para salário-família e imposto de renda);
dados bancários para pagamento do salário;
certidão de casamento ou nascimento dos filhos, quando necessário para benefícios.

Peça só o que tiver finalidade. A LGPD exige que o tratamento de dados tenha propósitos legítimos, específicos e informados ao titular, limitado ao mínimo necessário (Lei 13.709/2018, art. 6º, I e III), e classifica dados de saúde e biometria como sensíveis (art. 5º, II).

O que não pode ser exigido

A Lei 9.029/1995 proíbe práticas discriminatórias no acesso ao emprego e considera crime exigir teste, exame, laudo, atestado ou declaração relativos a esterilização ou estado de gravidez (art. 2º, I). Não inclua esses itens no checklist nem no exame admissional.

A CTPS em papel não é mais necessária

A CLT determina que a Carteira de Trabalho seja emitida preferencialmente em meio eletrônico, com o CPF como identificação única (arts. 14 e 16). Pela Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, a comunicação do CPF e da data de nascimento pelo trabalhador ao empregador equivale à apresentação da Carteira de Trabalho Digital, sem necessidade de recibo (art. 5º). O registro de empregados e as anotações na carteira são feitos exclusivamente pelo eSocial (art. 12).

Etapa 2: exame admissional (ASO)

O exame médico admissional é obrigatório e pago pelo empregador (CLT, art. 168, I). A NR-07 determina que ele seja realizado antes que o empregado assuma suas atividades (item 7.5.8, I). O resultado é o ASO (atestado de saúde ocupacional), que deve ficar arquivado.

Dica prática: agende o exame assim que o candidato aceitar a proposta. Exame marcado para o primeiro dia de trabalho é um dos atrasos mais comuns.

Etapa 3: contrato e assinatura eletrônica

O contrato de trabalho pode ser assinado eletronicamente. A Medida Provisória 2.200-2/2001 considera válidos os documentos eletrônicos e admite meios de comprovação de autoria e integridade, inclusive sem certificado ICP-Brasil, desde que aceitos pelas partes (art. 10, § 2º). Por isso, use uma assinatura que registre quem assinou, quando e com quais evidências.

Junto com o contrato, costumam ser assinados:

contrato de experiência, se for o caso, com duração máxima de 90 dias (CLT, art. 445, parágrafo único);
acordo de banco de horas, se a empresa compensar jornada (veja as regras do banco de horas na CLT);
acordo de ponto por exceção, se adotado (CLT, art. 74, § 4º);
termos internos, como regulamento e política de uso de dados.

Etapa 4: registro no eSocial e prazos

O registro do empregado é feito pelo eSocial, normalmente pela contabilidade, por meio do evento S-2200 (cadastramento inicial do vínculo e admissão). A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 divide as informações em dois prazos (art. 13):

Informação	Prazo
CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula, categoria do trabalhador, natureza da atividade (urbana ou rural), CBO, salário contratual e tipo de contrato (com término, se for por prazo determinado)	Até o dia anterior ao início das atividades
Nome completo, sexo, escolaridade, endereço, nacionalidade, raça e etnia, cargo e função, salário variável, dependentes, horário de trabalho, estabelecimento, deficiência ou reabilitação, sindicato da categoria, entre outros	Até o dia 15 do mês seguinte ao da admissão
Alterações cadastrais e contratuais posteriores	Até o dia 15 do mês seguinte ao da alteração

Na prática, como o primeiro prazo é a véspera do primeiro dia, a empresa precisa mandar os dados para a contabilidade com antecedência, combinando com o escritório quantos dias ele precisa para transmitir.

A CLT também prevê que o trabalhador tenha acesso às informações da sua Carteira de Trabalho Digital em até 48 horas a partir da anotação (art. 29, § 8º).

Calendário da admissão mostrando o exame admissional e o envio ao eSocial antes do primeiro dia de trabalho

Etapa 5: integração no primeiro dia

Com o registro feito, o colaborador precisa começar a trabalhar com tudo funcionando:

acesso ao sistema de ponto (celular ou terminal da empresa), se a empresa controla jornada. Veja se o ponto pelo celular é legal;
explicação da jornada, intervalos e como pedir correções de ponto;
onde ver contracheques, documentos e fazer solicitações;
data do fim do período de experiência anotada para acompanhamento.

Checklist de admissão digital

Use esta lista em toda contratação:

Antes do primeiro dia

Proposta aceita e data de início definida
CPF e data de nascimento recebidos
Documentos pessoais e da função enviados e conferidos
Dados bancários e dependentes informados
Exame admissional realizado e ASO arquivado
Cargo, CBO, salário, jornada e tipo de contrato definidos
Dados enviados à contabilidade com antecedência
Admissão transmitida ao eSocial até a véspera do início
Contrato e acordos assinados eletronicamente

No primeiro dia

Acesso ao ponto e aos documentos liberado
Regras de jornada e intervalos explicadas
Data de fim da experiência registrada

Até o dia 15 do mês seguinte

Informações complementares do registro enviadas ao eSocial

Erros comuns na admissão

Começar a trabalhar antes de o eSocial ser transmitido.
Fazer o exame admissional depois do primeiro dia.
Pedir documentos sem finalidade ou proibidos por lei.
Receber documentos por WhatsApp e perder a versão certa.
Esquecer de assinar o acordo de banco de horas junto com o contrato.
Não registrar a data de fim do contrato de experiência.

Como o RHone ajuda na admissão

No RHone, a admissão pode ser feita pelo celular: o novo colaborador envia RG, CPF, CTPS e comprovantes, e a leitura automática por IA preenche a ficha, que o gestor confere antes de seguir. Depois, contrato e documentos são assinados no app, com trilha de cada assinatura, e a admissão vai organizada para a contabilidade, que transmite ao eSocial no sistema dela (o RHone não transmite direto ao eSocial). O sistema também avisa antes de vencer a experiência, as férias e o ASO.

Para organizar o restante da rotina, veja o guia de como organizar o RH e o DP da pequena empresa.

Perguntas frequentes

Qual o prazo para registrar o funcionário no eSocial?

Os dados mínimos da admissão (CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula, categoria, natureza da atividade, CBO, salário e tipo de contrato) devem ser informados até o dia anterior ao início das atividades. As demais informações podem ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 13).

O funcionário precisa entregar a carteira de trabalho física?

Não, na regra geral. A comunicação do CPF e da data de nascimento ao empregador equivale à apresentação da Carteira de Trabalho Digital (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 5º).

O exame admissional pode ser feito depois que o funcionário começa?

Não. A NR-07 determina que o exame admissional seja realizado antes que o empregado assuma suas atividades (item 7.5.8, I).

Contrato de trabalho assinado eletronicamente é válido?

Sim. A MP 2.200-2/2001 admite documentos eletrônicos e meios de comprovação de autoria e integridade aceitos pelas partes (art. 10, § 2º). Use uma assinatura que registre evidências de quem assinou e quando.

Quais documentos a empresa não pode pedir na admissão?

Teste, exame, laudo ou declaração sobre gravidez ou esterilização são proibidos e configuram crime (Lei 9.029/1995, art. 2º). Evite também pedir documentos sem relação com a função ou com obrigações legais.

Conclusão

A admissão digital tira o papel do processo, mas o que evita problema é o prazo: documentos e exame antes do primeiro dia, dados mínimos no eSocial até a véspera e contrato assinado com evidências. Com um checklist e um sistema que entrega tudo organizado à contabilidade, cada contratação segue o mesmo caminho.

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